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Wollen Sie Übersetzerrückfragen ein für alle Male nachhaltig und nachvollziehbar organisieren? Ohne irgendwelche Excel-Listen oder andere Behelfsmittel, die nie von allen Beteiligten genutzt werden (können)? Wollen Sie dabei gleich auch die Qualität der Übersetzungen und Ausgangstexte verbessern?
Ein Überblicksvideo zu smartQuery finden Sie hier.

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Herzlich Willkommen zu smartQuery

  • Übersetzerrückfragen sind bei Ihnen ein Thema?
  • Sie wollen die vielen verschiedenen Rückfragen nicht mehr länger in unübersichtlichen Excel-Listen ablegen?
  • Sie wollen beantwortete Rückfragen als wertvolle Informationsquelle nutzen können?
  • Sie wollen eine systematische, effiziente und kollaborative Online- Lösung für alle Beteiligten?
  • Sie wollen letztlich Kosten senken und die Qualität sowohl der Übersetzungen als auch der Zusammenarbeit steigern?

Dann lesen Sie weiter! Hier erfahren Sie, wie smartQuery aus der aufgestauten Vielfalt meist ungenützter Informationen einen wertvollen Wissensstrom generiert.

smartQuery ist ein webbasiertes Workflowsystem, mit dem Sie ganz einfach und kollaborativ Übersetzerrückfragen bearbeiten, delegieren, beantworten, archivieren, durchsuchen und wiederverwenden können.

smartQuery – Nützen Sie das Potential der Übersetzerrückfragen!

Alle Beteiligten sind immer aktuell informiert: In einer eigenen Aufgabenliste erhält jeder Benutzer eine kompakte Übersicht über die ihm zugewiesenen Rückfragen mit offenen Fragen, Antworten, Kommentaren etc. Alternativ kann jeder Benutzer über die Gesamtübersicht alle Rückfragen laufender Projekte einsehen oder in der Suchmaske die gesamte Rückfragendatenbank, abhängig von den Benutzerrechten, gezielt durchsuchen.

Auch beim Anlegen einer neuen „Query“ werden bereits erfasste Rückfragen sofort durchsucht. Bestehende Rückfragen können gesichtet und, falls sie noch laufen, aktiv mitverfolgt werden. Wichtige Rückfragen, die beispielsweise für ein gesamtes Team in mehreren Sprachen relevant sind, können vom Projektmanager per Push-Funktion an alle Team-Mitglieder kommuniziert werden.

 

Selbstverständlich gehen nach Projektabschluss die Informationen aus den Rückfragen nicht verloren. Alle terminologisch relevanten Rückfragen werden durch Verknüpfungen mit SDL MultiTerm und unser quickTerm effizient weiterverwendet. Daneben können Rückfragen, die wichtige Informationen über den Ausgangstext enthalten, nach Projektabschluss gesammelt an die Autoren oder Kontaktpersonen auf Kundenseite übermittelt werden. Damit ist auch eine Feedback-Schleife zum Ausgangstext und langfristig eine schrittweise Optimierung des gesamten Prozesses gegeben.

Dank des systematischen und praxiserprobten Ansatzes übersetzt smartQuery die bislang manchmal lästigen Übersetzerrückfragen in steigende Qualität und sinkende Kosten .

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Flexibel und anpassbar

Wer wofür zuständig ist, macht ein ausgefeiltes und konfigurierbares Rollenkonzept klar. Aufgaben können zwischen den Rollen Übersetzer, Projektmanager, Kunde und Spezialist beim Kunden delegiert werden. Innerhalb dieser vier fixen Rollen können beliebige Hierarchien, Workflows und „Workflowpfade“ pro Kunde bzw. pro Lieferant konfiguriert werden.

smartQuery kann dabei auf zwei verschiedene Arten implementiert werden:

  • Sie können alle Benutzer, Gruppen, Organisationen und Projekte über die integrierte Admin-Oberfläche einrichten und laufend verwalten.
  • Wenn Sie im Haus bereits über eines der am Markt üblichen Projektmanagement-Systeme verfügen, in dem Benutzer, Lieferanten, Kunden und Projekte angelegt sind, kann smartQuery über Schnittstellen auf diese Systeme zugreifen, damit diese Informationen nicht doppelt verwaltet werden.
  • Falls Sie ein anderes oder ein selbst gebautes Projektmanagementsystem im Einsatz haben, ist unsere Schnittstelle flexibel genug, um auf beliebige Drittsysteme angepasst zu werden.

Darüber hinaus können selbstverständlich in smartQuery sämtliche Felder, Kategorien etc. angepasst werden.

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Die Grundidee

Übersetzer mit ihrem ausgeprägten Sprachgefühl sind ausgezeichnete „Usability-Tester“ von Texten aller Art. Durch ihre Rückfragen machen Übersetzer die Autoren auf Ambivalenzen im Ausgangstext aufmerksam, wodurch auch die sprachliche Qualität der Ausgangstexte erhöht werden kann.

Andere Rückfragen wiederum sind terminologischer Natur. Hier lassen sich durch den zusätzlichen Auf- bzw. Ausbau der Terminologie wesentliche Kosten sparen. Fehlende Terminologie kostet Zeit und Geld, die sich immer auf den Auftraggeber niederschlägt. Dennoch wurden Übersetzerrückfragen bislang eher als „notwendiges Übel“ wahrgenommen, die Arbeit verursachen und den Übersetzungsprozess verlangsamen. Wie wichtig diese Rückfragen für die Qualität der Übersetzung aber auch des Ausgangstextes sind, blieb meist ausgeblendet.

Gemeinsam mit Österreichs größtem Übersetzungsdienstleister, eurocom, hat sich Kaleidoscope dieses Themas und den damit verbundenen ungelösten Fragen angenommen: Wie können Übersetzerrückfragen kollaborativ und web-basiert gelöst werden? Wie können Rückfragen als Termkandidaten weiterverwendet und Verbesserungsvorschläge an die technischen Autoren weitergeleitet werden? Wie können häufige Problemstellungen für einzelne Kunden gezielt ausgewertet und systematisch verbessert werden? Wie können letztlich Übersetzerrückfragen messbar zur Qualitätssteigerung verwendet werden?

Grundlagen schaffen

In einem ersten Schritt sichtete und kategorisierte eine Master-These an der Universität Wien bestehende Übersetzerrückfragen. Als Grundlage der Untersuchung diente Datenmaterial aus Projekten zweier eurocom-Großkunden: 1.080 Query-Formulare und der E-Mailverkehr aller Projekte dieses Zeitraums. Die überwiegende Mehrheit der Rückfragen – nämlich rund 80% – war terminologischer Natur. Die nicht-terminologischen Rückfragen betrafen den Prozess selbst, also beispielsweise Probleme mit den Übersetzungsanweisungen oder dem Ausgangstext.

Erste Erfahrungen mit einem großen Stammkunden führten gemeinsam mit den Erkenntnissen aus der Masterthese zu den zentralen Fragestellungen und damit zu einer funktionierenden Workflow-Definition. Diese Masterthese und erste Pilot-Tests bildeten die solide Grundlage, um smartQuery als Standard-Produkt auszubauen.

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smartQuery Workflows

smartQuery ermöglicht beliebig viele hierarchische Stufen für die Bearbeitung von Übersetzerrückfragen. Dazu können in smartQuery Organisationen und Workflowpfade definiert werden.

Alle Organisationen und Benutzer werden dabei vier vordefinierten Rollen zugewiesen:

Übersetzer

Übersetzer können Rückfragen melden, optional „intern“ delegieren und schließlich an den Projektmanager beim Sprachdienstleister übergeben. Weiters können sie Rückfragen anderer Übersetzer „mitverfolgen“, falls sie über zugehörige Antworten informiert werden möchten.

Projektmanager

Projektmanager können Rückfragen von Übersetzern entgegennehmen und diese wahlweise wieder an die Übersetzer zurückschicken (z.B. weil die Frage nicht klar ist), sofort beantworten oder an den Kunden weiter delegieren. Darüber hinaus können Projektmanager „Feedback“-Schleifen starten. Dies dient einerseits dazu, bestehende Rückfragen eines Übersetzers an weitere Übersetzer aktiv zu „pushen“, andererseits auch dazu, Rückfragen gebündelt an den Kunden als Feedback zu melden (z.B.: um gezielt Fehler im Ausgangstext nach Projektende zu melden).

Kunden

Kunden können Rückfragen vom Projektmanager entgegennehmen und diese zurückschicken, beantworten oder an Spezialisten delegieren. Die Spezialisten legt jeder Kunde dabei flexibel im System an. Alternativ können Kunden Feedback-Schleifen starten, z.B. um auf Fehler aufmerksam zu machen oder Informationen über die Texte von sich aus abzugeben.

Spezialisten

Spezialisten können Rückfragen vom Kunden entgegennehmen und zurückschicken oder beantworten.

Nach der Bearbeitung durch den Kunden kann der Projektmanager noch einen spezifischen Arbeitsauftrag an den Übersetzer einbringen. Abschließend bestätigt der Übersetzer den Erhalt und die Implementierung der Antwort.

In der Konfiguration von smartQuery kann darüber hinaus festgelegt werden, wie viele hierarchische Rollen das System anbietet und wie diese einzelnen Rollen heißen. Somit ist es möglich, komplexere Abfolgen umzusetzen, wie z.B.:

Übersetzer -> Hauptübersetzer -> Projektmanager -> Query Manager -> Kunde -> Spezialist. Die Logik bleibt dabei in jeder Instanz dieselbe: Die Benutzer können eine Rückfrage zurückschicken, beantworten oder weiter delegieren.

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Arten von Rückfragen

Rückfrage ist nicht gleich Rückfrage. Ausgehend von der von uns beauftragten Master-These an der Universität Wien unterscheidet smartQuery drei Arten:

Diese können von Übersetzern oder Projektmanagern gestellt werden. Sie beinhalten standardmäßig folgende Kategorien:

Terminologische Rückfragen

  • Nicht verständliche Benennung im Ausgangstext
  • Übersetzungsvorschlag
  • Bitte um Freigabe des Zielterminus
  • Abkürzung
  • Eigenname, Beschriftung, Software-Label, Slogan
  • Inkonsistenter Ausgangstext
  • Inkonsistente zielsprachliche Referenz

Bei einer Implementierung mit einer Integration in ein Projektmanagementsystem sind manche Felder bereits vorgefiltert und beinhalten nur die Projekte, an denen Sie gerade arbeiten.

Sie können diese Kategorien sowie grundsätzlich alle Felder einer Rückfrage sowie die Zugriffsrechte darauf aber völlig frei definieren.

Prozessrückfragen

Die nicht terminologischen Rückfragen betreffen einerseits den Prozess selbst, also beispielsweise Probleme mit den Anweisungen, Style Guides oder dem Ausgangstext –  sprich unvollständige Sätze, Tippfehler, Abweichung von terminologischen Vorgaben, technische Probleme etc. Diese Rückfragen können von allen Rollen gestellt werden.

Feedback-„Rückfragen“

Die Rückfragenkategorie des Feedbacks beinhaltet Angaben, die zwar kein Problem für die Übersetzung darstellen, dennoch aber interessante Informationen beinhalten.

Projektmanager oder Kunden initiieren diese Feedbackschleifen. Dem Projektmanager stehen dabei aber mehr Möglichkeiten als dem Kunden offen. Feedbackschleifen vom Kunden können nur eine Nachricht beinhalten. Sie sind dann für den Projektmanager und die Übersetzer sichtbar. Die Feedbacks sind in der Aufgabenliste jedes Benutzers angezeigt und müssen von den Benutzern als „gelesen“ markiert werden. Dies kann vom Ersteller der Feedbackschleife überprüft werden.

Falls die Feedbackschleife vom Projektmanager ausgelöst wird, kann sie wahlweise an die Übersetzer oder an die Kunden (oder an beide) adressiert werden. Neben dem eigenen Text können auch bestimmte Rückfragen eines Projekts enthalten sein. Dazu können Projektmanager beim Erstellen einer Feedbackschleife aus all jenen Rückfragen auswählen, die als „relevant für Kundenfeedback“ oder „relevant für Übersetzerfeedback“ markiert wurden.

Alle Rückfragen können mit beliebigen Anmerkungen versehen werden und speichern alle Aktionen laufend mit. Dadurch ist eine vollständige Rückverfolgbarkeit und Dokumentation aller Fragen, Antworten und Kommentaren gegeben.

Die Lösung

smartQuery ist die einfache und schnelle Lösung, um Rückfragen in Wissen, Qualität, Zeit- und Kostenersparnis umzuwandeln. Als webbasiertes Portal zur Bearbeitung, Archivierung, Suche und Wiederverwendung von Übersetzerrückfragen bezieht smartQuery alle Beteiligten – vom Übersetzer über den Projektmanager bis hin zum Kunden und dessen Experten – mit ein. Die Rückfragen werden archiviert, können durchsucht und wiederverwendet werden. So geht kein Wissen verloren und die Kunden bzw. ihre Experten müssen nicht mehrmals ein- und dieselbe Frage beantworten.

smartQuery kommuniziert wichtige Rückfragen, die auch für andere Sprachen relevant sind, per Push-Funktion an alle Team-Mitglieder. Diese Funktionen sparen Zeit, steigern die Effizienz und Qualität. In dieselbe Richtung zielen die Feedbackschleifen an Übersetzer, Projektmanager und Kunden. Und dank der Anbindung an SDL MultiTerm und unser quickTerm werden auch terminologisch relevante Rückfragen für die Zukunft nutzbar gemacht. Daneben können Rückfragen, die wichtige Informationen über den Ausgangstext enthalten, nach Projektabschluss gesammelt an die Autoren auf Kundenseite übermittelt werden.

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Funktionen:

  • 3 Sichten auf Rückfragen: Aufgabenliste mit allen Ihnen aktuell zugeordneten Rückfragen; Übersichtsansicht mit allen laufenden Rückfragen und zahlreichen Filteroptionen; den Benutzerrechten entsprechend aktive Suche in den Rückfragen der Datenbank
  • Anlegen und Kategorisieren von Rückfragen nach vordefinierten und anpassbaren Kriterien
  • Beantworten, Zurückschicken oder Weiter-Delegieren von Rückfragen durch Projektmanager, Kunden, Spezialisten nach frei definierbaren Workflow-Pfaden
  • Bestätigen beantworteter Rückfragen durch den Übersetzer
  • Projektübersicht mit Anzahl der offenen und geschlossenen Rückfragen je Kunde
  • Aktives Melden von sprachübergreifend wichtigen Rückfragen und Antworten an das gesamte Projektteam in allen Sprachen
  • Aktives Melden von Problemen im Ausgangstext an den Kunden
  • „Mitverfolgen“ von laufenden Rückfragen durch einen anderen Übersetzer, um über den Ausgang parallel informiert zu werden
  • Excel-Export von Rückfragen zur Offline-Bearbeitung und anschließendem Re-Import
  • Übernahme von beantworteten terminologischen Rückfragen als Terminologievorschläge in quickTerm oder als terminologische Einträge in Termbanken per TBX-Export
  • Übernahme bestehender Rückfragen per Excel-Import
  • Anbindung an Projektmanagementsysteme zur Benutzerverwaltung und Sicherstellung konsistenter Daten in Bezug auf Projekte, Dateinamen, Kunden, Sprachkombinationen etc.

Vorteile

Nutzen für alle Beteiligte: Alle Beteiligten können gleichzeitig auf smartQuery zugreifen und in Echtzeit die Rückfragen abarbeiten. Möglich machen dies zwei wesentliche Eigenschaften: In smartQuery erfolgt der Zugriff kollaborativ via Web und Aufgaben können über einen echten und rückverfolgbaren Workflow delegiert werden.

Damit ist smartQuery naturgemäß deutlich effizienter als dateibasierte Systeme, insbesondere für den Kunden. Die Suche nach Rückfragen kann dabei projektübergreifend erfolgen, aber z.B. auf Kunden eingeschränkt bleiben. Somit ist ein gezieltes Wissensmanagement bei gleichzeitiger Wahrung der Geheimhaltung möglich. Nicht zuletzt erhöht smartQuery damit die Kundenbindung.

 

Nutzen für die Terminologiepflege: Terminologisch relevante Rückfragen werden von Anfang an als solche identifiziert und können gezielt an SDL MultiTerm oder Kaleidoscope quickTerm übergeben werden.

Nutzen für die Autoren: Rückfragen, die mit „Feedback für die Autoren“ gekennzeichnet sind, können nach Abschluss gesammelt an die Autoren übermittelt werden. Damit ist eine Feedbackschleife zum Ausgangstext gegeben. Dies ermöglicht eine schrittweise Optimierung des gesamten Prozesses.

Das smartQuery Video

Hier zeigen wir Ihnen ein kurzes Überblicksvideo, das einen ersten Eindruck liefert, wie Sie mit smartQuery Ihre Übersetzerrückfragen nachhaltig managen.

Jetzt möchten Sie noch mehr über smartQuery wissen? Aber gerne, wählen Sie einfach aus:

Informationen Webinar


Systemvoraussetzungen

Die folgenden Systemvoraussetzungen müssen für die Installation von smartQuery erfüllt sein:

  • Microsoft .NET Framework 4
  • Microsoft SQL Server 2005 oder 2008. Auch die Express Edition ist ausreichend
  • Microsoft SQL Server Management Studio (Express) wird empfohlen, um die Datenbank anzulegen
  • Microsoft Internet Information Services (IIS) Version 6.0 oder höher. Bei der Verwendung von IIS 7 auf 64 Bit Maschinen muss der 32-Bit Modus aktiviert sein. Am einfachsten indem ein eigener Anwendungspool für smartQuery eingerichtet wird
  • ASP.NET ISAPI Erweiterung muss aktiviert sein
  • Client-seitig funktioniert smartQuery mit Internet-Explorer (ab Version 7), Firefox (ab Version 3.6) oder Google Chrome, wobei jeweils Javascript erlaubt sein muss. Mit anderen Browsern wurde smartQuery nicht getestet
  • Für den Excel-Export von Rückfragen muss am Server Microsoft Excel installiert sein

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