Information braucht Standard und Struktur

Die Prozesse in den Technischen Redaktionen und der Lebenszyklus der Dokumente sind in den letzten Jahren immer komplexer geworden: Anforderungen an Inhalte, Versionierung und Übersetzung sowie neue Ausgabeformate haben die Aufgaben an die Technischen Redaktionen rasant ansteigen lassen. Gleichzeitig sind der Wert und die Bedeutung der erstellten Inhalte für alle Abteilungen des Unternehmens gestiegen, so dass Technische Redakteure zu Wissensmanagern für das gesamte Unternehmen geworden sind.

Mit dem herkömmlichen Vorgehen, Dateien auf einem Netzlaufwerk abzulegen und mit Copy-and-Paste zu vervielfältigen, sind Sie auf Dauer nicht in der Lage, diese und neue Anforderungen zu meistern. SCHEMA ST4 ist eine Standardsoftware, die es Ihnen ermöglicht, Inhalte für alle Abteilungen zentral zu erstellen, optimiert zu verwalten, zu übersetzen, zu versionieren sowie effizient und sicher in viele verschiedene Ausgabeformate zu publizieren.

Zentrale Verwaltung

Sämtliche Inhalte – unabhängig ob Texte, Grafiken, Screenshots, Tabellen, Sicherheitshinweise, Zulieferdokumentation als PDF oder Multimedia – werden zentral in einem Informationspool abgelegt. Aus diesem gemeinsamen Pool stellen Sie in SCHEMA ST4 Projekte zusammen, indem Sie die Inhalte wiederverwenden. Projekte sind die Grundlage für Ausgabedokumente. Das integrierte Variantenmanagement macht es möglich, aus Master-Dokumenten spezifische Inhalte automatisiert herauszufiltern, optionale Module ein- und ausblenden oder Produktserien mit verschiedenen Ausprägungen komfortabel zu produzieren.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Volle Kontrolle über die Verwendung von Inhalten
  • Änderungen können gezielt und kontrolliert in alle Projekte/Dokumente ausgerollt werden
  • Keine redundanten Inhalte in Erstellung, Übersetzung und Freigabe
  • Zielgenaue Zusammenstellung von Dokumenten für unterschiedliche Ausgabeformate, Einsatzbereiche oder Zielgruppen bis hin zur stücklistengesteuerten, automatisierten Produktion von kundenspezifischer Dokumentation
  • Große Einsparungspotenziale bei der Übersetzung von Inhalten: Module werden nur dann in die Übersetzung geschickt, wenn die Fremdsprache noch nicht vorhanden oder veraltet ist

Medien- und strukturneutrale Ablage

Die Textinhalte werden im universellen Standardformat XML (Extensible Markup Language) abgelegt. Damit ist eine vollständig struktur- und medienneutrale Speicherung der Inhalte gewährleistet und Sie sind nicht von proprietären Dateiformaten, vorgegebenen Formatierungen wie „Überschrift 2“ oder spezieller Software abhängig. In der Publikation lassen sich alle gängigen Ausgabeformate realisieren. Im Standardumfang von SCHEMA ST4 können Sie unter anderem Word, InDesign, FrameMaker, PDF, Online-Hilfen und kompilierte Hilfedateien, HTML in allen derzeit aktuellen Versionen sowie auch PowerPoint-Folien ausgeben. Die Dokumentenstruktur entsteht aus der Zusammenstellung der Module. Nummerierungen und Querverweise werden automatisch aktualisiert und sind immer korrekt.

Das Informationsmodell im Standard von SCHEMA ST4 basiert auf langjähriger praktischer Erfahrung und Anwendung und bildet die Standardanforderungen der meisten Technischen Redaktionen ab. Es garantiert eine konsistente und strukturierte Erstellung von Inhalten auch in größeren Redaktionen.

Das Erstellen von Texten mit SCHEMA ST4 erfolgt mit bekannten Editoren wie MS Word, Adobe FrameMaker oder Just Systems XMetal. Das reduziert den Einschulungsbedarf und Lizenzkosten. Gleichzeitig erhöht es die Akzeptanz und ermöglicht auch die Einbindung von Autoren, die nur gelegentlich schreiben, in den Prozess.

Die integrierte Autorenprüfung macht die Arbeit zusätzlich intelligent und effizient. Während des Schreibens sucht SCHEMA ST4 die gesamte Textdatenbank nach bereits vorhandenen ähnlichen Inhalten und bietet diese zur Wiederverwendung an. Ebenso ist erlaubte und verbotene Terminologie hinterlegt und wird dem Autor eingeblendet.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Medienneutrale Speicherung der Inhalte, keine Abhängigkeit von proprietären Dateiformaten
  • Strukturneutrale Speicherung garantiert Flexibilität in der Kapitelstruktur und korrekte Nummerierungen und Querverweise
  • Ausgabe aller gängigen Formate möglich; die wichtigsten Formate sind im Standardumfang enthalten (inklusive HTML5 mit Responsive Design)
  • Langjähriges, erfolgreich angewendetes Informationsmodell für konsistente strukturierte Erstellung von Inhalten

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Information mit Struktur

Die Basis einer modernen Redaktion sind einzelne Informationsmodule, die möglichst einfach verwaltet werden. Diese Module müssen logisch auffindbar, dynamisch zusammensetzbar und mit Metadaten “intelligent” gemacht sein. Die Trennung von Layout, Struktur und Inhalt vereinfacht die Arbeit wesentlich und steigert die Effizienz. Das bedarf jedoch einer genauen Planung und konsequenten Umsetzung.

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Redaktion mit SCHEMA ST4

SCHEMA setzt seit mehr als 20 Jahren die Standards im Bereich der Redaktionssysteme. Für die Anforderungen von Klein- und Mittelbetrieben gibt es den ST4 DocuManager, der auf SCHEMA ST4, dem marktführenden professionellen und skalierbaren Redaktionssystem im deutschsprachigen Raum, basiert. So deckt SCHEMA alle Eventualitäten des Redaktionsalltages für alle Firmengrößen ab.

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Single Source Publishing

Der wesentliche Unterschied zwischen dem Arbeiten mit und ohne Redaktionssystem ist das Prinzip des Single Source Publishings. Nach dieser Methode werden Dokumente und Publikationen in Informationsmodule zerlegt, die an unterschiedlichen Stellen „wiederverwendet“, aber immer nur zentral gepflegt werden. Damit kommt man vom Wildwuchs des Copy/Paste zur sauber strukturierten Datenbasis.

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SCHEMA ST4 DocuManager

Der SCHEMA ST4 DocuManager setzt neue Maßstäbe und ist doch ein Standardsystem mit Support und Upgradefähigkeit. SCHEMA „standardisiert“ konsequent aus zahlreichen Projekten wiederkehrende Anforderungen. Eine Standardkonfiguration des mächtigen ST4 ist der „DocuManager“, eine schlüsselfertige Lösung für einfache Projekte und eine perfekte Basis für komplexe Erweiterungen.

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Vorteile auf einen Blick

Redaktionssysteme sind nicht nur neue Software, sie ermöglichen auch ein Überdenken von Prozessen, Schreibmethoden und Dokumentationsstrukturen. Während die Einführung an sich relativ einfach und rasch erfolgen kann, ist gerade die „Modernisierung“ des „Drumherums“ aber ein wesentlicher Nutzenfaktor. Zur Argumentation dieser Investition haben wir hier einige Key Benefits zusammengetragen.

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Dynamic Publishing

Die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout im Redaktionssystem ermöglicht ein dynamisches Publizieren der Extraklasse: Verschiedene Layouts aus demselben Content, kundenspezifische Varianten aus derselben Quelle – clever gesteuert durch Metadaten, automatische stücklistengetriebene Produktion von Unterlagen – angetriggert direkt vom ERP-System; all das und noch viel mehr macht SCHEMA ST4 möglich.

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Acrolinx – speak with one voice

7 der 10 weltweit bekanntesten Marken setzen auf Acrolinx, wenn es darum geht, hervorragenden Content zu erstellen und zu skalieren. Mit Acrolinx planen, erstellen und analysieren Sie Ihren Content, der maßgeschneidert für Ihre Zielgruppen schnell auffindbar, leicht lesbar und ansprechend ist. Acrolinx ist die einzige Softwareplattform, die Content „lesen“ kann und Autoren hilft, ihn zu verbessern.

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Interactive Information

Der Trend geht klar in Richtung elektronische Medien. Raschere Aktualisierungen, interaktive Präsentation, kontextsensitive Hilfe, Bestückung von Websites, bis hin zu Katalogproduktion. SCHEMA ST4 bietet umfassende Publikationsmöglichkeiten auch im elektronischen Bereich und greift dabei natürlich nach Single Source Prinzip auf denselben Datenbestand zu wie die klassischen Druckausgaben.

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Content Delivery

Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden sollten immer mit aktuellen Informationen ausgestattet sein. Doch wie schafft man das in Zeiten immer schnellerer Produktzyklen? Und wie stellt man sicher, dass diese Unterlagen nur für Befugte nutzbar sind? SCHEMA hat dafür die Content Delivery Suite entwickelt. Mit CDS beliefern Sie intelligent die verschiedenen Zielsysteme: Online, Offline. Per Browser, Tablet und Smartphone App.

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expertTools – klein, aber oho!

Wollen Sie die Arbeit mit SDL Trados Studio und SDL MultiTerm weiter beschleunigen und noch besser an Ihre Anforderungen anpassen? Dann sollten Sie sich mal unsere digitalen Helferleins genau anschauen: Die expertTools ermöglichen elegante Prozesse und Problemlösungen, die ansonsten kompliziert und zeitaufwändig sind. Von vielen der expertTools gibt es für die unterschiedlichen Ansprüche eine Professional und eine Freelance Lizenz.

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COTI – der neue Austauschstandard

COTI – Common Translation Interface – ist der Standard zum Austausch von Übersetzungsprojekten zwischen Redaktionssystemen wie SCHEMA ST4 und CAT-Tools wie SDL.Kaleidoscope baut diese Brücke für die Welt von SDL Trados Studio, GroupShare und WorldServer und ermöglicht so eine standardisierte und extrem rasch zu implementierende Automatisierung zwischen Redaktions- und Übersetzungmanagementsystemen.

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Beratung & Workshops

Während Sie manche unserer Produkte einfach herunterladen und ausprobieren können, sind „größere“ Lösungen wie SCHEMA DocuManager oder SDL WorldServer vielfältig konfigurierbar. Um diese Systeme an Ihre Anforderungen anpassen zu können, bieten wir Ihnen intensive Beratung und Workshops an. So erhalten Sie ein klares Bild von der angestrebten und für Sie passenden Lösung.

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Verlässlicher Support

Sie wollen individuelle Betreuung und rasche Reaktionszeiten im technischen Support? Die bieten wir verlässlich! Sowohl für die von uns vertriebenen Produkte von SDL Trados als selbstverständlich auch für unsere eigenen Softwarelösungen wie quickTerm, smartQuery, globalReview und expertTools. Für die Produkte unserer übrigen Partner handeln wir mit Ihnen und den Herstellern direkte Support- und Wartungsverträge aus.

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