Ihre Vorteile

Die Wichtigen Kosten-Nutzen-Argumente bei der Einführung eines Redaktionssystems

Jede Systemeinführung hat zum Ziel, einen ROI oder zumindest einen klaren Benefit zu bewirken.

Die Einführung eines Redaktionssystems geht dabei oft auch Hand in Hand mit einem Überdenken von Prozessen, Schreibmethoden, Inhalten und Dokumentationsstrukturen. Während die Einführung an sich relativ einfach und rasch erfolgen kann, sind gerade die “Modernisierung” des Drumherums aber ein wesentlicher Nutzenfaktor. Zur Argumentation dieser Investition haben wir hier einige Key Benefits zusammengetragen.

Checkliste Redaktionssystem: Wann lohnt es sich?

„Komplexe Dokumente einfach“ lautet das Motto von SCHEMA, dem Hersteller von SCHEMA ST4. Was genau macht Dokumente komplex und daher den Einsatz eines Redaktionssystems sinnvoll?

  • Viel Information: Je umfangreicher die zu erstellenden Informationen, desto eher rechnet sich Single Source Publishing und die Wiederverwendung anstatt alles jedesmal neu zu schreiben oder zu suchen.
  • Viele Zielsprachen: Die Modulbauweise und Hand in Hand damit die Verwaltung der Übersetzungen pro Inhaltsmodul können die Aufwände im Übersetzungsbereich dramatisch senken.
  • Intensiver Pflege- und Wartungsaufwand: Durch die saubere Versionierung und kundenspezifische Erstellung von Varianten werden Versionsstände „überblickbar“ gemacht und können gezielt Versionen von Dokumenten weiter bearbeitet oder erneut publiziert werden.
  • Variantenvielfalt, kundenspezifische Doku: Ein häufiger Grund für die Einführung eines Systems ist der Wunsch nach einer „spezifischen“ Dokumentation. Anstatt einfach alle Optionen und mögliche Handlungsschritte immer zu beschreiben können diese markiert und automatisiert ein- und ausgeblendet werden, je nach Variante oder Kundenprojekt.
  • Qualitätsansprüche: Rechtssicherheit, Verständlichkeit, Klarheit, Struktur: Durch zahllose Projekte in der technischen Dokumentation ist im SCHEMA ST4 Standard bereits ein sehr hoher Abdeckungsgrad der rechtlichen Anforderungen an die formale, strukturelle und layouti-technische Abbildung von Dokumentation enthalten, wie beispielsweise auch ANSI-konforme Sicherheitshinweise.
  • Wiederverwendung von Informationen: Wiederverwenden statt Kopieren macht die Versionspflege einfacher und ermöglicht es auch, zentrale Änderungen durchzuführen. Auch Retro-Fitting oder Branching von Dokumentationen wird möglich.
  • Auffindbarkeit von Informationen: Die Volltextsuche und Beschlagwortung mit Metdaten einerseits, und die logische Visualisierung von Modulen und „Teilbäumen“ in Baum- oder sogar Netz-Strukturen erleichtert das Auffinden der gewünschten Informationen, unabhängig davon, wie man sich diese logisch verschachteln möchte.
  • Vernetztes Arbeiten: Wenn Sie mit Workflows, Freigaben oder der Informationsbeschaffung von „gelegentlich“ zuarbeitenden Mitarbeitern zu tun haben, bringt Ihnen das Redaktionssystem Struktur auch in diesen Teil Ihres Redakteur-Lebens.
  • Layout-Aufwand: Wie in den Beriechen Dynamic Publishing und Interactive Information bereits beschrieben wird durch die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout das manuelle Layoutieren von Dokumenten gegen Null reduziert. Das gilt für „printlastige“ aber auch für digitale und interaktive Online-Medien.

Einsparungspotenziale mit einem Redaktionssystem

Eine seriöse Betrachtung der Einsparungspotenziale läßt sich naturgemäß nur in einem Workshop direkt mit Ihnen und präzise ermittelter Kennzahlen aufstellen. Im Zuge unseres Beratungsprogramms „Wege zum Redaktionssystem“ können wir dies auch sehr gerne mit Ihnen durchlaufen.

Hier dennoch eine kurze Daumenregel, die Ihnen einen ersten Einblick geben kann. Wir zerlegen dazu den Dokumentationsprozess in einzelne Phasen, damit Sie die Kennzahlen besser an Ihre eigene Realität anpassen können.

Recherche

Die Recherche stellt im Schnitt 25% des Gesamtprozesses dar. Der Vorteil eines Redaktionssystems in der Recherche besteht in der zentralen Verwaltung von Varianten und Versionen, der zentralen Ablage aller Informationsmodule aber auch der Strukturen und Projekte. Die Kommunikation zwischen Kollegen aber auch mit Informations-Zulieferern und beispielsweise dem Bestellwesen kann deutlich reduziert werden. Und durch die Wiederverwendung wird ein Großteil der Redundanz in der Recherche abgebaut.

Einsparungspotenzial: 30%

Schreiben

Das Schreiben selbst stellt im Schnitt nur 20% der Tätigkeit eines Redakteurs dar. EIn Redaktionssystem kann hier unterstützen durch die rasche Bereitstellung bestehender Informationen, die Führung durch den Schreibprozess selbst, einen besseren Überblick über Aufgaben und Zeitleisten, sowie Autorenunterstützung im Sinne von Konsistenzprüfung, Prüfung auf bereits vorhandene Texte sowie Terminologie. Die Wiederverwendung wird erhöht, doppeltes Schreiben vermieden. Und Verbesserungen an bestehenden Daten wirken sich automatisch auch in allen Folgeprojekten aus.

Einsparungspotenzial: 20%

Zusammenstellen

Das Zusammenstellen von bestehenden Inhalten zu Dokumentations-Projekten stellt ca. 10% am Gesamtprozess dar und ist ein stark automatisierbarer Bereich. Hier kann durch das einfache manuelle oder auch automatisierte (Stücklistengetriebene Dokumentation, ERP-Anbindung etc.) Zusammenstellen von Modulen in ein Projekt ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden. Auch das Änderungsmanagement ist besser im Griff.

Einsparungspotenzial: 80%

Übersetzen

Die Übersetzung stellt ca 20% der Kosten eines Dokumentationsprojekts dar. Durch ein Redaktionssystem kann eine enorme Einsparung bewirkt werden, da bereits vorliegende Übersetzungen automatisch erkannt und nicht erneut in die Übersetzung geschickt werdne. Die manuelle Vorbereitung für die Übersetzung entfällt, Schnittstellen sind klar defniert.

Einsparungspotenzial: 50%

Layout und Publikation

Der Anteil des Layouts am Prozess beträgt ca. 25%. Durch die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout kann dieser Schritt nahezu vollständig automatisiert werden. Layout-Änderungen werden lediglich an der Vorlage durchgeführt und wirken sich sofort aus. Die CI ist immer konsistent, manuelles Nacharbeiten (noch dazu in allen Sprachen!) entfällt.

Einsparungspotenzial: 80%

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Information mit Struktur

Die Basis einer modernen Redaktion sind einzelne Informationsmodule, die möglichst einfach verwaltet werden. Diese Module müssen logisch auffindbar, dynamisch zusammensetzbar und mit Metadaten “intelligent” gemacht sein. Die Trennung von Layout, Struktur und Inhalt vereinfacht die Arbeit wesentlich und steigert die Effizienz. Das bedarf jedoch einer genauen Planung und konsequenten Umsetzung.

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Redaktion mit SCHEMA ST4

SCHEMA setzt seit mehr als 20 Jahren die Standards im Bereich der Redaktionssysteme. Für die Anforderungen von Klein- und Mittelbetrieben gibt es den ST4 DocuManager, der auf SCHEMA ST4, dem marktführenden professionellen und skalierbaren Redaktionssystem im deutschsprachigen Raum, basiert. So deckt SCHEMA alle Eventualitäten des Redaktionsalltages für alle Firmengrößen ab.

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Single Source Publishing

Der wesentliche Unterschied zwischen dem Arbeiten mit und ohne Redaktionssystem ist das Prinzip des Single Source Publishings. Nach dieser Methode werden Dokumente und Publikationen in Informationsmodule zerlegt, die an unterschiedlichen Stellen „wiederverwendet“, aber immer nur zentral gepflegt werden. Damit kommt man vom Wildwuchs des Copy/Paste zur sauber strukturierten Datenbasis.

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SCHEMA ST4 DocuManager

Der SCHEMA ST4 DocuManager setzt neue Maßstäbe und ist doch ein Standardsystem mit Support und Upgradefähigkeit. SCHEMA „standardisiert“ konsequent aus zahlreichen Projekten wiederkehrende Anforderungen. Eine Standardkonfiguration des mächtigen ST4 ist der „DocuManager“, eine schlüsselfertige Lösung für einfache Projekte und eine perfekte Basis für komplexe Erweiterungen.

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Vorteile auf einen Blick

Redaktionssysteme sind nicht nur neue Software, sie ermöglichen auch ein Überdenken von Prozessen, Schreibmethoden und Dokumentationsstrukturen. Während die Einführung an sich relativ einfach und rasch erfolgen kann, ist gerade die „Modernisierung“ des „Drumherums“ aber ein wesentlicher Nutzenfaktor. Zur Argumentation dieser Investition haben wir hier einige Key Benefits zusammengetragen.

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Dynamic Publishing

Die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout im Redaktionssystem ermöglicht ein dynamisches Publizieren der Extraklasse: Verschiedene Layouts aus demselben Content, kundenspezifische Varianten aus derselben Quelle – clever gesteuert durch Metadaten, automatische stücklistengetriebene Produktion von Unterlagen – angetriggert direkt vom ERP-System; all das und noch viel mehr macht SCHEMA ST4 möglich.

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Acrolinx – speak with one voice

7 der 10 weltweit bekanntesten Marken setzen auf Acrolinx, wenn es darum geht, hervorragenden Content zu erstellen und zu skalieren. Mit Acrolinx planen, erstellen und analysieren Sie Ihren Content, der maßgeschneidert für Ihre Zielgruppen schnell auffindbar, leicht lesbar und ansprechend ist. Acrolinx ist die einzige Softwareplattform, die Content „lesen“ kann und Autoren hilft, ihn zu verbessern.

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Interactive Information

Der Trend geht klar in Richtung elektronische Medien. Raschere Aktualisierungen, interaktive Präsentation, kontextsensitive Hilfe, Bestückung von Websites, bis hin zu Katalogproduktion. SCHEMA ST4 bietet umfassende Publikationsmöglichkeiten auch im elektronischen Bereich und greift dabei natürlich nach Single Source Prinzip auf denselben Datenbestand zu wie die klassischen Druckausgaben.

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Content Delivery

Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden sollten immer mit aktuellen Informationen ausgestattet sein. Doch wie schafft man das in Zeiten immer schnellerer Produktzyklen? Und wie stellt man sicher, dass diese Unterlagen nur für Befugte nutzbar sind? SCHEMA hat dafür die Content Delivery Suite entwickelt. Mit CDS beliefern Sie intelligent die verschiedenen Zielsysteme: Online, Offline. Per Browser, Tablet und Smartphone App.

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expertTools – klein, aber oho!

Wollen Sie die Arbeit mit SDL Trados Studio und SDL MultiTerm weiter beschleunigen und noch besser an Ihre Anforderungen anpassen? Dann sollten Sie sich mal unsere digitalen Helferleins genau anschauen: Die expertTools ermöglichen elegante Prozesse und Problemlösungen, die ansonsten kompliziert und zeitaufwändig sind. Von vielen der expertTools gibt es für die unterschiedlichen Ansprüche eine Professional und eine Freelance Lizenz.

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COTI – der neue Austauschstandard

COTI – Common Translation Interface – ist der Standard zum Austausch von Übersetzungsprojekten zwischen Redaktionssystemen wie SCHEMA ST4 und CAT-Tools wie SDL.Kaleidoscope baut diese Brücke für die Welt von SDL Trados Studio, GroupShare und WorldServer und ermöglicht so eine standardisierte und extrem rasch zu implementierende Automatisierung zwischen Redaktions- und Übersetzungmanagementsystemen.

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Beratung & Workshops

Während Sie manche unserer Produkte einfach herunterladen und ausprobieren können, sind „größere“ Lösungen wie SCHEMA DocuManager oder SDL WorldServer vielfältig konfigurierbar. Um diese Systeme an Ihre Anforderungen anpassen zu können, bieten wir Ihnen intensive Beratung und Workshops an. So erhalten Sie ein klares Bild von der angestrebten und für Sie passenden Lösung.

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Verlässlicher Support

Sie wollen individuelle Betreuung und rasche Reaktionszeiten im technischen Support? Die bieten wir verlässlich! Sowohl für die von uns vertriebenen Produkte von SDL Trados als selbstverständlich auch für unsere eigenen Softwarelösungen wie quickTerm, smartQuery, globalReview und expertTools. Für die Produkte unserer übrigen Partner handeln wir mit Ihnen und den Herstellern direkte Support- und Wartungsverträge aus.

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