Redaktion

Professionelle technische Produktinformation wie technische Dokumentation, Verkaufsunterlagen, Hilfesysteme, Wartungsanleitungen, Preislisten, Kataloge etc. unterliegen einem komplexen Prozess mit großem Einsparungspotenzial. Es gilt, Versionen und Produktvarianten zu verwalten, die Mehrsprachigkeit im Griff zu behalten, rechtlichen Anforderungen zu genügen, verschiedenste Medienformate sowohl in Print als auch online zu nutzen und oft auch mehrstufige Freigabe- und Änderungsprozesse zu unterstützen.

In diesem komplexen Umfeld bieten wir mehr als 25 Jahre Erfahrung gepaart mit branchenführender Standardsoftware, allen voran SCHEMA ST4 als Redaktionssystem. Unsere Lösungen konzentrieren sich dabei auf drei Bereiche:

Zu Beginn des Prozesses steht Create: Das umfasst die Planung, Strukturierung und Standardisierung der Informationsprodukte und die modularisierte Erfassung in einem Redaktionssystem.
Im Bereich Manage bilden die Modularisierung von Inhalten und das Single Source Publishing als Methoden sowie das mächtige Redaktionssystem SCHEMA ST4 die Kernstücke.
Und abschließend muss genau die richtige Information an die richtige Zielgruppe im richtigen Format und am richtigen Medium verteilt werden. Diesem Thema widmen wir uns unter Deliver.

Create

Modularisierung und Single Sourcing ermöglichen gezielte Wiederverwendung von Inhalten

Komplexe Dokumente

Technische Dokumentation, aber auch technische Verkaufsunterlagen, Datenblätter, Hilfesysteme, Wartungsanleitungen, Preislisten, Kataloge etc. bezeichnen wir als komplexe Dokumente. Sie sind kein “totes” Endprodukt, sondern leben permanent weiter, werden freigegeben, versioniert, im Team überarbeitet, neu herausgebracht. Kurz: Sie unterliegen einem Life Cycle Prozess. Darüber hinaus zeichnen sich komplexe Dokumente durch folgende Eigenschaften aus:

Sie sind “groß”. Insbesondere technische Dokumentation kann Ordner, Kartons und bis hin zu Paletten füllen
Sie werden in mehrere Sprachen übersetzt. In Europa sind mehr als 20 Zielsprachen keine Seltenheit
Sie müssen Produktvarianten abdecken oder kundenspezifisch erstellt werden, weisen also starke Überlappungen des Inhalts zwischen einzelnen Dokumenten auf
Sie müssen in unterschiedlichen Formaten, Medien oder Layouts publiziert werden
Sie müssen in mehreren Versionen gepflegt und gewartet werden
Sie müssen rechtssicher sein

Die Antwort auf diese Herausforderungen ist die Redaktion in einem professionellen Redaktionssystem – SCHEMA ST4.

Information mit Struktur

Die Basis einer modernen Redaktion sind einzelne Informationsmodule, die möglichst einfach verwaltet werden. Diese Module müssen logisch auffindbar, dynamisch zusammensetzbar und mit Metadaten “intelligent” gemacht sein. Die Trennung von Layout, Struktur und Inhalt vereinfacht die Arbeit wesentlich und steigert die Effizienz. Das bedarf jedoch einer genauen Planung und konsequenten Umsetzung.

Redaktion mit SCHEMA ST4

SCHEMA setzt seit mehr als 20 Jahren die Standards im Bereich der Redaktionssysteme. Für die Anforderungen von Klein- und Mittelbetrieben gibt es den ST4 DocuManager, der auf SCHEMA ST4, dem marktführenden professionellen und skalierbaren Redaktionssystem im deutschsprachigen Raum, basiert. So deckt SCHEMA alle Eventualitäten des Redaktionsalltages für alle Firmengrößen ab.

Content Delivery

Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden sollten immer mit aktuellen Informationen ausgestattet sein. Doch wie schafft man das in Zeiten immer schnellerer Produktzyklen? Und wie stellt man sicher, dass diese Unterlagen nur für Befugte nutzbar sind? SCHEMA hat dafür die Content Delivery Suite entwickelt. Mit CDS beliefern Sie intelligent die verschiedenen Zielsysteme: Online, Offline. Per Browser, Tablet und Smartphone App.

Manage

Zentrale Ablage, Versionierung und Freigabe schaffen Übersicht und Ordnung

Der Ansatz des Single Source Publishing

Auf den ersten Anhieb klingt es paradox: Die Lösung für die Verwaltung komplexer Dokumente besteht darin, sie in noch kleinere Stücke zu zerteilen, zu “modularisieren” wie man es nennt. Sprich: noch mehr Einzelteile daraus zu erzeugen. Doch im Unterschied zum einfachen “Kopieren” von Dokumenten und Bausteinen verwaltet ein Redaktionssystem diese intelligent: in übersichtlichen Strukturen, Vorlagen und Projekten, mit Metadaten versehen und mit vielen Informationen über sich selbst, die zur Suche aber auch für die Filterung der Ausgabe verwendet werden können.

Erst die intelligente Verwaltung dieser Informationsbauteile ermöglicht echtes Single Source Publishing. Der Grundgedanke dieser Methode ist die gezielte und überwachbare Wiederverwendung von Inhaltsmodulen. Das bedeutet, dass ein bestimmter Sachverhalt (beispielsweise ein Sicherheitshinweis) einmal erstellt und verwaltet wird, und von dieser Quelle weg in allen Publikationen wiederverwendet, versioniert und gepflegt wird. Dadurch bleibt die Informationsmenge übersichtlich und die oben genannten Problemstellungen können gezielt und elegant gelöst werden.

Darüber hinaus erhöht der Single Source Publishing Ansatz das Einsparungspotenzial gerade in der mehrsprachigen Produktinformation gewaltig, da wiederverwendete Textbausteine sofort in allen Sprachen zur Verfügung stehen. Das Dokument muss also nicht einmal mehr zum Übersetzer, sondern kann sofort in der Ausgangs- und Zielsprache ausgegeben werden.

Single Source Publishing

Der wesentliche Unterschied zwischen dem Arbeiten mit und ohne Redaktionssystem ist das Prinzip des Single Source Publishings. Nach dieser Methode werden Dokumente und Publikationen in Informationsmodule zerlegt, die an unterschiedlichen Stellen “wiederverwendet”, aber immer nur zentral gepflegt werden. Damit kommt man vom Wildwuchs des Copy/Paste zur sauber strukturierten Datenbasis.

SCHEMA ST4 DocuManager

Der SCHEMA ST4 DocuManager setzt neue Maßstäbe und ist doch ein Standardsystem mit Support und Upgradefähigkeit. SCHEMA “standardisiert” konsequent aus zahlreichen Projekten wiederkehrende Anforderungen. Eine Standardkonfiguration des mächtigen ST4 ist der “DocuManager”, eine schlüsselfertige Lösung für einfache Projekte und eine perfekte Basis für komplexe Erweiterungen.

Vorteile auf einen Blick

Redaktionssysteme sind nicht nur neue Software, sie ermöglichen auch ein Überdenken von Prozessen, Schreibmethoden und Dokumentationsstrukturen. Während die Einführung an sich relativ einfach und rasch erfolgen kann, ist gerade die “Modernisierung” des “Drumherums” aber ein wesentlicher Nutzenfaktor. Zur Argumentation dieser Investition haben wir hier einige Key Benefits zusammengetragen.

Deliver

Automatisierte, modulare und personalisierte Zustellung von Informationen auf elektronische Medien

Informationen ständig aktuell zu halten – das ist eine Seite der Aufgabe einer Redaktion. Die andere Seite ist es, die aktuellen Inhalte granular und personalisiert an Mitarbeiter in Verkauf, Wartung oder Service, aber auch an Kunden und Partner zu liefern. Die sind aber oft weltweit verstreut, benötigen dennoch punktgenau die aktuellsten Informationen zu der jeweiligen Anlage, zum Servicefall oder für den Vertrieb.

Hier drängen sich die neuen elektronischen Helfer, wie Tablets oder Smartphones, als Zielmedien gerade zu auf, sind sie doch ohnehin für viele Menschen ständiger Begleiter. Schafft man es nun auch noch, die aktuellen Inhalte genau abgestimmt und automatisch zu “pushen”, ist dies der ideale Kanal, um Mitarbeiter, Kunden und Partner zu beliefern. Und gleichzeitig auch noch einen “Rückweg” über Feedback und Kommentare direkt vom Endanwender zum Redakteur zu schaffen!

Die Antwort auf diese Herausforderung sind die modernen, dynamischen Print- und Digital-Ausgabeformate aus dem Redaktionssystem SCHEMA ST4 einerseits oder die High-End-Lösung von SCHEMA andererseits: Die vollautomatische und personalisierte Verteilung von Inhalten über den SCHEMA Content Delivery Server.

Dynamic Publishing

Die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout im Redaktionssystem ermöglicht ein dynamisches Publizieren der Extraklasse: Verschiedene Layouts aus demselben Content, kundenspezifische Varianten aus derselben Quelle – clever gesteuert durch Metadaten, automatische stücklistengetriebene Produktion von Unterlagen – angetriggert direkt vom ERP-System; all das und noch viel mehr macht SCHEMA ST4 möglich.

Interactive Information

Der Trend geht klar in Richtung elektronische Medien. Raschere Aktualisierungen, interaktive Präsentation, kontextsensitive Hilfe, Bestückung von Websites, bis hin zu Katalogproduktion. SCHEMA ST4 bietet umfassende Publikationsmöglichkeiten auch im elektronischen Bereich und greift dabei natürlich nach Single Source Prinzip auf denselben Datenbestand zu wie die klassischen Druckausgaben.

Content Delivery

Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden sollten immer mit aktuellen Informationen ausgestattet sein. Doch wie schafft man das in Zeiten immer schnellerer Produktzyklen? Und wie stellt man sicher, dass diese Unterlagen nur für Befugte nutzbar sind? SCHEMA hat dafür die Content Delivery Suite entwickelt. Mit CDS beliefern Sie intelligent die verschiedenen Zielsysteme: Online, Offline. Per Browser, Tablet und Smartphone App.

Information mit Struktur

Die Basis einer modernen Redaktion sind einzelne Informationsmodule, die möglichst einfach verwaltet werden. Diese Module müssen logisch auffindbar, dynamisch zusammensetzbar und mit Metadaten “intelligent” gemacht sein. Die Trennung von Layout, Struktur und Inhalt vereinfacht die Arbeit wesentlich und steigert die Effizienz. Das bedarf jedoch einer genauen Planung und konsequenten Umsetzung.

Redaktion mit SCHEMA ST4

SCHEMA setzt seit mehr als 20 Jahren die Standards im Bereich der Redaktionssysteme. Für die Anforderungen von Klein- und Mittelbetrieben gibt es den ST4 DocuManager, der auf SCHEMA ST4, dem marktführenden professionellen und skalierbaren Redaktionssystem im deutschsprachigen Raum, basiert. So deckt SCHEMA alle Eventualitäten des Redaktionsalltages für alle Firmengrößen ab.

Single Source Publishing

Der wesentliche Unterschied zwischen dem Arbeiten mit und ohne Redaktionssystem ist das Prinzip des Single Source Publishings. Nach dieser Methode werden Dokumente und Publikationen in Informationsmodule zerlegt, die an unterschiedlichen Stellen “wiederverwendet”, aber immer nur zentral gepflegt werden. Damit kommt man vom Wildwuchs des Copy/Paste zur sauber strukturierten Datenbasis.

SCHEMA ST4 DocuManager

Der SCHEMA ST4 DocuManager setzt neue Maßstäbe und ist doch ein Standardsystem mit Support und Upgradefähigkeit. SCHEMA “standardisiert” konsequent aus zahlreichen Projekten wiederkehrende Anforderungen. Eine Standardkonfiguration des mächtigen ST4 ist der “DocuManager”, eine schlüsselfertige Lösung für einfache Projekte und eine perfekte Basis für komplexe Erweiterungen.

Vorteile auf einen Blick

Redaktionssysteme sind nicht nur neue Software, sie ermöglichen auch ein Überdenken von Prozessen, Schreibmethoden und Dokumentationsstrukturen. Während die Einführung an sich relativ einfach und rasch erfolgen kann, ist gerade die “Modernisierung” des “Drumherums” aber ein wesentlicher Nutzenfaktor. Zur Argumentation dieser Investition haben wir hier einige Key Benefits zusammengetragen.

Dynamic Publishing

Die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout im Redaktionssystem ermöglicht ein dynamisches Publizieren der Extraklasse: Verschiedene Layouts aus demselben Content, kundenspezifische Varianten aus derselben Quelle – clever gesteuert durch Metadaten, automatische stücklistengetriebene Produktion von Unterlagen – angetriggert direkt vom ERP-System; all das und noch viel mehr macht SCHEMA ST4 möglich.

Interactive Information

Der Trend geht klar in Richtung elektronische Medien. Raschere Aktualisierungen, interaktive Präsentation, kontextsensitive Hilfe, Bestückung von Websites, bis hin zu Katalogproduktion. SCHEMA ST4 bietet umfassende Publikationsmöglichkeiten auch im elektronischen Bereich und greift dabei natürlich nach Single Source Prinzip auf denselben Datenbestand zu wie die klassischen Druckausgaben.

Content Delivery

Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden sollten immer mit aktuellen Informationen ausgestattet sein. Doch wie schafft man das in Zeiten immer schnellerer Produktzyklen? Und wie stellt man sicher, dass diese Unterlagen nur für Befugte nutzbar sind? SCHEMA hat dafür die Content Delivery Suite entwickelt. Mit CDS beliefern Sie intelligent die verschiedenen Zielsysteme: Online, Offline. Per Browser, Tablet und Smartphone App.

expertTools – klein, aber oho!

Wollen Sie die Arbeit mit SDL Trados Studio und SDL MultiTerm weiter beschleunigen und noch besser an Ihre Anforderungen anpassen? Dann sollten Sie sich mal unsere digitalen Helferleins genau anschauen: Die expertTools ermöglichen elegante Prozesse und Problemlösungen, die ansonsten kompliziert und zeitaufwändig sind. Von vielen der expertTools gibt es für die unterschiedlichen Ansprüche eine Professional und eine Freelance Lizenz.

COTI – der neue Austauschstandard

COTI – Common Translation Interface – ist der Standard zum Austausch von Übersetzungsprojekten zwischen Redaktionssystemen wie SCHEMA ST4 und CAT-Tools wie SDL.Kaleidoscope baut diese Brücke für die Welt von SDL Trados Studio, GroupShare und WorldServer und ermöglicht so eine standardisierte und extrem rasch zu implementierende Automatisierung zwischen Redaktions- und Übersetzungmanagementsystemen.

Beratung & Workshops

Während Sie manche unserer Produkte einfach herunterladen und ausprobieren können, sind “größere” Lösungen wie SCHEMA DocuManager oder SDL WorldServer vielfältig konfigurierbar. Um diese Systeme an Ihre Anforderungen anpassen zu können, bieten wir Ihnen intensive Beratung und Workshops an. So erhalten Sie ein klares Bild von der angestrebten und für Sie passenden Lösung.

Verlässlicher Support

Sie wollen individuelle Betreuung und rasche Reaktionszeiten im technischen Support? Die bieten wir verlässlich! Sowohl für die von uns vertriebenen Produkte von SDL Trados als selbstverständlich auch für unsere eigenen Softwarelösungen wie quickTerm, smartQuery, globalReview und expertTools. Für die Produkte unserer übrigen Partner handeln wir mit Ihnen und den Herstellern direkte Support- und Wartungsverträge aus.