Wenn der Terminologe einen neuen Begriff in MultiTerm angelegt hat, kann er ihn direkt aus quickTerm in einen Freigabeprozess, sozusagen in einen virtuellen Termzirkel schicken. Dabei ist vordefiniert, welche Personengruppen in welcher Sprache für die Freigabe verantwortlich sind. Diese Mitarbeiter erhalten eine e-Mail und finden in ihrer Aufgabenliste die entsprechenden Einträge.

Die Freigebenden können diese Einträge direkt in quickTerm einsehen und über einen einfachen Mausklick einen Eintrag annehmen oder ablehnen.Es ist nicht notwendig, dass die Freigebenden die Termbankstruktur kennen oder über spezielle Terminologie-Tools verfügen.

Die Freigabe kann auch über einen Abstimmungsprozess stattfinden. Dabei kann festgelegt werden,  wie viele Zustimmungen pro Gruppe notwendig sind, damit die Freigabe als erteilt gilt.

Der Terminologe sieht in der Statusansicht stets den aktuellen Stand der laufenden Freigabeverfahren, und er kann gegebenenfalls direkt bei den entsprechenden Mitarbeitern nachfassen. Parallel trägt quickterm, wenn gewünscht, den Freigabestatus auch immer direkt in MultiTerm ein.

Haben alle Freigebenden die Zustimmung erteilt, so kann die Endfreigabe des Begriffs durch den Terminologen erfolgen.

quickTerm unterstützt auch einen Änderungsprozess: Falls ein bereits freigegebener Begriff überarbeitet und erneut in die Freigabe geschickt wird, oder wenn die neue Freigabe abgeschlossen ist, kann quickTerm alle definierten Benutzer benachrichtigen. Darüber hinaus prüft quickTerm, ob eine Freigabe in anderen Sprachen bereits erfolgt ist und erinnert den Terminologen, dass möglicherweise auch die anderen Sprachen erneut freigegeben werden müssen.